Viviamo un momento difficile da gestire a livello imprenditoriale. L’emergenza sanitaria internazionale ha destabilizzato i piani e i progetti di tutti.

Il sistema delle imprese italiane è molto complesso, ci sono settori nei quali le norme restrittive per contenere il Coronavirus, hanno avuto un maggiore impatto; tra questi il settore del turismo e quello della ristorazione.

Ci troviamo di fronte a un nuovo scenario inimmaginabile fino ad ora.

 

 

DATI INCONFUTABILI

Il traffico internet in Italia è cresciuto del 40%.

È cresciuto l’uso di servizi di videoconferenze e di streaming, la vendita online, la messaggistica istantanea.Siamo entrati in una dimensione dove tutto è interconnesso, in cui la domanda e l’offerta  raggiungono nuovi livelli.

Alcune aziende reagiscono con la paralisi dovuta alla paura.  Altre invece sono proattive e reagiscono con dinamismo al cambiamento utilizzando un approccio più aperto all’innovazione tecnologica.

Alcune categorie di società di servizi, di cui già fanno parte i nostri clienti, hanno il proprio direttivo fortemente colpito psicologicamente, ma dispongono della forza mentale per ribaltare questo delicato periodo storico a proprio favore.

Gli effetti economici attesi dallo scenario COVID-19 sono legati innegabilmente all’evoluzione dell’epidemia e non si hanno certezze su cosa succederà nei prossimi periodi

Secondo una nostra stima, possiamo affermare che per far fronte alle sfide dell’epidemia COVID-19, gli utenti industriali concentreranno la loro trasformazione digitale nel 2020 soprattutto sui seguenti 4 punti: 

 

  • Implementazione di nuovi sistemi di teleworking e collaborazione aziendale;
  • Identificazione di nuovi modelli di business;
  • Costruzione e miglioramento della cultura digitale nelle aziende;
  • Riduzione dei costi attraverso il miglioramento dell’efficienza operativa, utilizzando nuovi scenari applicativi.

Alcuni settori potrebbero non tornare più come prima

a causa della chiusura di alcune imprese e a causa dell’inevitabile cambiamento di comportamento dei consumatori.

Di sicuro un impatto positivo sarà dato dal cambiamento di scenario, rappresentato da un incremento della capacità delle aziende all’impiego dello smart tele working, con la conseguente innovazione per il settore IT.

CASE STUDY

Hai un’attività di servizi : puoi renderla digitale ripensando al tuo modello di Business.

Se vendi servizi ma al momento ti sei affidato alla classica vendita “offline”, ovvero senza avvalerti di tecnologie che possano in qualche modo aiutarti nel tuo core business,  è arrivato il momento di passare al mondo digitale per ampliare l’accesso al mondo del web e di conseguenza ai tuoi clienti.

 

Lo Smart working prevede 5 fasi

 APPROCCIO MENTALE

Il fattore umano come punto di partenza nel lavoro agile

Il primo passo da fare è valutare la propria readiness ossia quanto l’azienda è pronta a iniziare un processo di cambiamento di approccio al lavoro. Introdurre il lavoro agile deve portare ad una riflessione profonda sul valore delle risorse umane coinvolte 

Nell’organizzazione del processo, è fondamentale fare attenzione ad ogni aspetto coinvolto; serve:

ridefinire i codici di comportamento del personale d’azienda;

definire obiettivi di carriera per gli smart worker;

definire e condividere strumenti di valutazione del lavoro;

implementare sistemi di condivisione e interazione con tutti i membri di un team (siano smart worker o no);

utilizzare periodicamente strumenti di sondaggio (survey) fra i dipendenti per identificare criticità, opportunità e margini di miglioramento nell’organizzazione del lavoro.

Lo smart working, per essere attuato, richiede una forte motivazione che parte delle alte cariche aziendali con un approccio di tipo top-down, che spinga la nuova filosofia organizzativa, con un sistema funzionale e incentivante per tutti. Il management di un’azienda deve far passare ai propri dipendenti il messaggio chiaro e forte sull’importanza del nuovo processo, dando maggiore fiducia allo smart worker.

 

DEFINIZIONE DEGLI OBBIETTIVI E KPI

 

Più che sul numero di ore, il lavoro agile viene organizzato e strutturato per obiettivi, anche se questo ovviamente dipende tantissimo dalla tipologia di attività dell’azienda. In ogni caso il punto di partenza sono i task ossia i compiti da assegnare ad ogni risorsa. Possono essere attività ricorrenti, per le quali diventa molto semplice stabilire gli obiettivi, mentre più complicato è farlo per attività non ricorrenti, per le quali occorre quantificare le ore per portarle a termine.

Utile mettere giù una specifica dettagliata per ogni attività da stimare. Una volta pronta va assegnata allo smart worker che, in base alla specifica, dovrà definire l’effort necessario per portarla a termine.

Quando si ha la stima delle ore si procede alla pianificazione, programmazione e inserimento nel calendario lavoro dell’attività. Tramite software appositi di project management condiviso, ogni smart worker è in grado di sapere ogni giorno quale attività dovrà svolgere.

Aziende molto grandi che utilizzano lo smart working già da tempo come Google e LinkedIn, utilizzano gli OKR (Objectives and Key Results), con i quali si fissano dei punti di arrivo (obiettivi non misurabili oggettivamente) da raggiungere tramite dei risultati chiave (step misurabili). 

È importante non fissare troppi obiettivi contemporaneamente. I risultati chiave vanno poi condivisi con tutta l’azienda, grazie alla tecnologia digitale di condivisione e collaborazione. Gli obiettivi vanno impostati ogni 3 o 6 mesi (molto dipende da quanto è grande l’impresa). I risultati vengono condivisi nella rete interna dell’azienda e sono accessibili a tutta l’organizzazione.

SCELTA DEI TOOL. PIATTAFORME E SOFTWARE

Quando l’azienda ha stabilito gli obiettivi e le modalità con le quali raggiungerli, il passo successivo è l’individuazione della tecnologia da utilizzare. Esistono tantissime soluzioni software che si adattano alle diverse esigenze aziendali, definite dai loro processi organizzativi. Per maggiori informazioni e per poter valutare quelli idonei alla tua attività puoi richiede di una consulenza gratuita. 

DEFINIZIONE POLICY INTERNA

La fase successiva alla scelta della tecnologia è quella relativa alla scrittura di un documento di policy chiaro e semplice, che stabilisca le regole per il lavoro agile e quelle per il lavoro in ufficio. Nel documento andranno specificati anche il numero di giorni alla settimana che possono essere svolti in smart working.

Per le grandi realtà potrebbe essere di grande aiuto creare un documento accessibile online di linee guida e FAQ relative allo svolgimento dello smart working. Utile sarebbe anche la condivisione di un forum o un gruppo social chiuso, dove gli smart worker possano condividere la loro esperienza di lavoro. Importante è che gli smart worker più anziani facciano da tutor ai nuovi entrati.

MONITORAGGIO E VERIFICA

Una volta avviato il progetto di smart working questo va sempre monitorato per verificare che non ci siano disfunzioni e che i risultati vengano raggiunti e misurati. Per questo step utilissima è sicuramente la tecnologia che si sceglie perché i lavori vengono quotidianamente condivisi e quindi sono accessibili al team e alla direzione aziendale. Inoltre strumenti di verifica sono le riunioni in videoconferenza o da fissare direttamente in azienda.

Alcune conclusioni su tecnologia e smart working

La tecnologia andrà sempre di conseguenza, sarà sempre trainata dalla capacità di innovazione di ogni singola realtà: per vincere, vanno ripensate, quindi, le logiche di governo dei processi interni, i modelli di gestione e motivazione delle persone, il clima e la cultura aziendale. 

Anche il più avanzato strumento tecnologico, integrato in una realtà che non ha sviluppato le competenze funzionali e organizzative per farlo proprio, non funzionerà: l’arricchimento delle competenze è necessario per poter seguire questo tipo di progetti.

Migliora la tua infrastruttura informatica, pensa a come reintegrare tuoi dipendenti e crea il tuo business digitale.

Condividi in modo proattivo informazioni importanti con i tuoi clienti utilizzando la posta elettronica, il tuo sito Web, la pagina Facebook, il profilo aziendale di Instagram. Ricorda che puoi aggiungere post importanti nella parte superiore della tua pagina Facebook per una rapida visualizzazione. Potresti includere informazioni sulle misure che stai adottando per erogare i tuoi servizi online, o su come gestirai le richieste dei clienti.

Nel caso in cui sia necessario posticipare o annullare qualsiasi evento pianificato a seguito della pandemia, prova a ospitare un webinar o organizza sessioni live su canali social come Facebook o Instagram. 

In questo momento di cambiamento così improvviso e veloce su quali punti la tua azienda si è trovata impreparata? La flessibilità al cambiamento è una delle caratteristiche che contraddistingue un’azienda di successo. Sfrutta questa opportunità per individuare le tue criticità e lavorarci.

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